休職から退職への伝え方！円満に進める手順と注意点を解説

休職中に退職を決めても、どのタイミングで誰に伝えるべきか、どのような言葉を選べばよいのか迷うことがあります。
また、就業規則や退職手続き、傷病手当金などの制度を確認し、自分の状態に合った方法で準備を進めることが大切です。

本記事では、休職中の退職に関する基本ルールや、伝える前の準備、伝える際の例文まで紹介します。
あなたの状況や気持ちに寄り添いながら、無理なく退職まで進められる方法をお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。

休職中でも退職は可能？知っておくべき法律上のルール

休職中でも、雇用契約の内容に応じた手続きを踏めば退職は可能です。
ただし、民法上の扱いは無期契約と有期契約で異なるため、契約期間や就業規則を確認しておく必要があります。

ここでは、退職の申入れに関する基本ルールや会社が拒否できるかどうか、休職期間満了による退職の仕組みを解説します。

民法で認められている労働者の退職の権利

期間の定めがない雇用契約では、労働者は自分の意思で退職を申し入れられます。
民法627条では、原則として退職の申入れから2週間が経過すると雇用契約が終了すると定められています。
そのため、休職中であっても退職の意思表示そのものが制限されるとは限りません。

ただし、有期契約では契約期間ややむを得ない事情などによって扱いが変わります。
まず雇用契約書と就業規則を確認し、会社の申出期限も踏まえて余裕を持って連絡するとよいでしょう。

会社側は退職を拒否できるのか

期間の定めがない雇用契約では、会社が承認しない場合でも、原則として退職することは可能です。
民法上は、労働者が退職を申し入れ、原則として2週間が経過すれば雇用契約は終了します。
ただし、就業規則に退職希望日の1か月前までなどの申出期限が定められている場合は、円満退職のため可能な範囲で従うことが望まれます。

もし、強い引き止めを受けた場合は、退職の意思と希望日をメールや書面でも伝え、送受信記録を残しておきましょう。

「休職期間満了による自然退職」の仕組み

休職期間満了による自然退職とは、就業規則などで定めた休職期間が終わっても復職要件を満たさない場合に、雇用契約を終了させる仕組みです。
ただし、すべての会社が同じ制度ではなく、期間満了時の扱いや復職判定の方法は就業規則によって異なります。

また、退職扱いになる時期を誤解すると、社会保険や給付の手続きにも影響しかねません。
自分から退職を申し出る場合との違いも含め、休職期間の終了日、復職条件、満了後の扱いを事前に確認しておきましょう。

休職から退職を伝える前に準備しておきたいこと

休職中に退職を申し出る前には、会社のルールと自身の体調、退職後に関係する給付を整理しておくことが大切です。
準備が不足すると、退職日や必要書類をめぐる行き違いが起こる可能性があります。

ここでは、就業規則の確認、主治医への相談、傷病手当金などの受給状況を確認するポイントを解説します。

就業規則で退職申し出のルールを確認する

退職を決める前に、就業規則で退職の申出期限や提出書類、連絡先を確認しておきましょう。
会社によっては、退職希望日の1か月前までに申し出ることや、所定の退職届を提出することなどが定められています。
なお、期間の定めがない雇用契約では法律上のルールもありますが、円満に退職するためにも、就業規則に沿って手続きを進めるとよいでしょう。

あわせて、休職期間の満了日や貸与品の返却方法も整理しておくと安心です。

主治医と相談し体調や回復見込みを整理する

休職中に退職を考えている場合は、主治医へ現在の症状や復職への不安を伝え、今後の回復見込みを整理しておきましょう。
退職するかどうかを医師だけに決めてもらうのではなく、通勤や勤務による負担、治療を続けながら働ける状態かなどを相談することがポイントです。

会社から復職可否を確認する診断書を求められる場合もあるため、必要書類の有無も確認しておくとよいでしょう。
また、傷病手当金の申請を続ける場合は、医師による意見の記載が必要になります。

傷病手当金など受給中の給付を把握する

退職前には、傷病手当金など現在受給している給付が、退職後も続くかを確認しておきましょう。
健康保険の傷病手当金は、一定の条件を満たしている場合、退職後も引き続き受給できる可能性があります。

ただし、退職日に出勤すると継続給付を受けられない場合があるため注意が必要です。
会社の健康保険担当者や加入先の健康保険へ問い合わせ、必要書類や申請手続き、退職日の条件を事前に整理しておくと、退職後も給付の手続きを進めやすくなるでしょう。

休職から退職を伝える時の手段別ポイント

休職中の退職連絡は、必ずしも出社して行う必要はなく、体調や会社のルールに合わせて電話・メール・郵送を選べます。
ただし、手段ごとに伝え方や記録の残し方が異なります。

ここでは、電話での切り出し方、メールの書き方、退職届を郵送する場合の注意点を具体的に解説します。

電話で上司に伝える場合の切り出し方

電話で退職を伝える場合は、最初に名乗り、「お忙しいところ恐れ入りますが、少しお時間をいただけますか」と相手の都合を確認しましょう。
話せる状況であれば、「体調の回復状況を踏まえ、復職が難しいため退職を希望しています」と結論から伝えると要点が伝わります。

病状を細かく説明する必要はなく、伝えられる範囲で理由を簡潔に述べれば十分です。
その後、休職中の配慮への感謝を伝え、退職希望日や退職届の提出方法など今後の手続きを確認しましょう。

メールで退職の意向を伝える場合の書き方

メールで退職の意向を伝える場合は、件名だけで用件がわかるようにしましょう。
本文では、冒頭で休職中の配慮へのお礼を述べたあと、「体調の回復状況を踏まえ、復職が難しいため退職を希望しております」など、理由と意思を簡潔に伝えます。
続けて、退職希望日や退職届の提出方法、貸与品の返却などについて相談したい旨を記載すると、その後のやり取りが進めやすくなります。

また、メールは記録を残せるため、電話で話した内容を確認する手段としても有効です。

郵送・内容証明で退職届を送る場合の注意点

出社が難しく退職届を郵送する場合は、会社の送付先と指定された提出方法を事前に確認しましょう。
発送や配達の記録を残したい場合は、簡易書留や特定記録などを利用する方法があります。
さらに、文書の内容や差出日を証明する必要がある場合は、内容証明郵便と配達証明の利用も選択肢です。

ただし、内容証明は文書の内容が真実であることまで証明する制度ではありません。
退職届のコピーや郵便の控えは手元に保管しておきましょう。

そのまま使える休職から退職の伝え方例文集

休職中に退職を伝える際は、退職の意思と必要な情報を簡潔に伝えることが大切です。
なお、連絡方法によって適した表現や形式が異なるため、状況に合わせて内容を整える必要があります。

ここでは、体調不良を理由にする電話例、メールの例文、退職届・退職願の基本的な書き方を紹介します。

電話で伝える際のトーク例（体調不良の場合）

電話では、「お忙しいところ恐れ入ります。休職中の〇〇です。少しお時間をいただけますでしょうか」と切り出します。
続けて、「体調の回復状況を踏まえて検討した結果、復職が難しいため退職を希望しております」と意思を簡潔に伝えましょう。

そのうえで、「休職中はご配慮いただき、ありがとうございました。退職日や必要な手続きについてご相談させていただけますでしょうか」と伝えます。
会話後は、決まった内容をメールで共有して記録を残しておくと、行き違いも防ぎやすくなります。

メールで送る際の件名と本文の例文

件名は「退職のご相談（氏名）」など、用件と送信者が分かる形にします。
また、本文は、休職中の配慮へのお礼を述べたうえで、退職の意思を簡潔に伝えましょう。

具体的な文章は以下のとおりです。
「お世話になっております。休職中の〇〇です。休職中はご配慮いただき、ありがとうございます。体調の回復状況を踏まえて検討した結果、復職が難しいため退職を希望しております。退職希望日や退職届の提出方法について、ご相談させていただけますと幸いです。」

最後に署名を入れ、連絡可能な方法も添えておくとやり取りが進めやすくなります。

退職届・退職願の書き方サンプル

退職届は退職の意思を確定的に伝える書類、退職願は会社へ退職の承認を求める書類として使われます。
会社指定の書式がある場合は優先し、指定がなければ、提出日や所属、氏名、退職日、退職する旨を簡潔に記載します。
自己都合による退職では、理由を「一身上の都合により」と記載するケースが多くみられます。

また、押印の要否や宛名などは就業規則に沿って整えます。
休職中で出社が難しい場合は、人事へ郵送の可否を問い合わせ、提出書類のコピーも手元に残しておくと安心でしょう。

休職から退職を円満に進めるためのトラブル対処法

休職中の退職では、強い引き止めや退職届の受領をめぐる行き違いが起こることがあります。
トラブルを避けるには、退職の意思を明確に伝え、やり取りの記録を残しておくことが重要です。

ここでは、郵送時に証拠を残す方法、不利益な扱いへの対応、退職代行を検討する場合のポイントを解説します。

強引な引き止めや不利益扱いへの対応策

強い引き止めを受けても、期間の定めがない雇用契約であれば、会社が承認しなくても、退職は可能です。
退職の意思と希望日を明確に伝え、口頭だけでなくメールや書面でも記録を残しておきましょう。
もし、脅迫的な発言や不利益な扱いが疑われる場合は、日時・相手・発言内容を具体的に記録することが重要です。

また、自分だけで対応するのが難しい場合は、都道府県労働局の総合労働相談コーナーや弁護士などへの相談も検討できます。
ただし、有期契約ではルールが異なるため、契約内容も確認しましょう。

体調が悪く自分で伝えられない時の退職代行の活用

体調が悪く、自分で会社と連絡を取ることが大きな負担になる場合は、退職代行サービスを検討する方法もあります。
ただし、利用する事業者によって対応できる範囲が異なる点には注意が必要です。
民間事業者は退職意思の伝達を代行できても、会社と法的な交渉を行えるとは限りません。

一方で、未払い賃金や退職条件などの交渉が必要な場合は、弁護士への相談が適しています。
依頼前には、運営者や料金、追加費用、対応範囲を確認しましょう。
退職日や貸与品の返却、必要書類の受け取り方法まで整理しておくと、その後の手続きも進めやすくなります。

休職から退職に関するよくある質問

休職から退職へ進むときは、申出のマナーや退職日の決め方、私物の回収方法など細かな疑問も生じます。
対応を誤ると、会社との連絡や手続きで余計な負担が増えるおそれがあります。

そこでここでは、休職から退職する際に挙げられやすい疑問点をQ＆A形式でまとめました。

休職したまま退職を申し出るのはマナー違反になる？

休職中に退職を申し出ること自体は、マナー違反になるとは限りません。
体調が回復せず復職の見通しが立たない場合は、会社側も今後の人員配置や手続きを進める必要があるため、退職を決めた段階で早めに連絡することが大切です。

ただし、連絡をせずに休職期間の満了を待ったり、会社からの連絡に応じなかったりすると、手続きが滞る可能性があります。
就業規則の申出期限や連絡方法を確認し、体調に無理のない手段で意思を伝えましょう。

退職日はいつに設定するのがベストですか？

退職日は、雇用契約の内容や就業規則、体調、社会保険や給付への影響を確認して決めることが重要です。
期間の定めがない雇用契約では、民法上は原則として退職の申入れから2週間で契約が終了しますが、就業規則で早めの申出が求められていることもあります。

また、傷病手当金の継続給付を受ける場合は、退職日時点の支給要件や退職日の出勤有無も確認が必要です。
加えて、健康保険や年金の切り替え時期、給与の締日なども整理しましょう。
必要な手続きを確認したうえで、無理のない退職日を会社と調整すると安心です。

うつ病や適応障害の場合、退職理由はどう伝える？

うつ病や適応障害などで休職している場合も、退職理由は「体調面から復職が難しいため」など、簡潔に伝えればよいでしょう。
会社へ病状の詳細をすべて説明する必要はありませんが、手続き上、診断書などを求められる場合は規程を確認します。

また、医師から復職が難しいと判断されている場合は、「主治医とも相談し、現時点では復職が難しいため退職を希望します」と伝える方法もあります。

まとめ：休職から退職への伝え方と円満な進め方

休職から退職へ進む際は、体調を優先しながら、就業規則や雇用契約の内容を確認し、無理のない方法で退職の意思を伝えることが大切です。
電話やメール、郵送など状況に合った手段を選び、退職希望日や必要書類、貸与品の返却方法まで整理しておくと、会社との行き違いを防ぎやすくなります。

また、傷病手当金や雇用保険、健康保険、年金など、退職後の生活に関わる制度も事前に確認しておきましょう。
復職と退職で迷っている場合は、主治医の意見や職場環境、今後の生活設計を整理し、自分に合った選択を検討することが重要です。
必要に応じて会社の担当者や公的な相談窓口にも確認し、落ち着いて次の手続きを進めましょう。

東京労働経済組合では、ご本人に代わって会社へ退職の意思を伝えるほか、退職に付随する労働関係事項について申入れ・照会・交渉などの支援を行っています。
休職中で体調が優れず会社へ直接連絡することが難しい場合も、退職届や貸与品の返却などを含め、状況に応じたサポートを受けられます。

休職から退職への伝え方や会社とのやり取りに不安がある場合は、東京労働経済組合へお気軽にお問い合わせください。