在宅web会議トラブル特集
Web会議、操作ミスでトラブル
日本ではあまり浸透していなかったweb会議ですが、新型コロナウイルスの感染拡大で急速に浸透した在宅ワークを支えるようにPCやスマートフォンを使ったWeb会議システムが注目され始めました。
自宅にいても職場のように会社の人や社外の人と顔を合わせて仕事ができる非常に便利なものなので、これをきっかけにコロナウィルス終息後も日本でもビジネスシーンでは当たり前になっていくと思います。
ですが、慣れていないものを使うとミスはつきものです。
実際に起こってしまった失敗を下記に並べますので、自分がweb会議をするときに注意して頂ければと思います。
実際にあった失敗
- 設定が出来ていなくて音声やカメラが反応しなくてテンパる
これは慣れていないと結構ありがちです。
「自宅のPCが古くてカメラ機能のないタイプだった」「カフェだったのでイヤホンにしていたつもりが大音量で外に漏れてしまった」ということもあります。 - 通信環境が悪くまともに会議できない
家や外出先や会社では環境が異なることを意識しておきましょう。 - 操作ミスで映ってはいけないものが映ってしまった
自宅のいつもPCを置いてある場所でいつもPCをいじる様にweb会議をしてしまった結果、干してある洗濯物が見えてしまったり、家族が映ってしまったりなどのミスがあります。 - 立ち上がったら上半身はスーツだが下半身はスウェットだという事がバレた
見えないから大丈夫だろうと油断した結果ですね。 - 切り忘れでプライベートの会話が筒抜け
先に退出したもののweb会議を終了するのを忘れてしまいプライベートな会話やそのままネットサーフィンしている顔が映り続けてしまうと大恥かくことになるので注意です。
web会議でミスしないようにする対策
- 通信環境を確かめておく
大事な会議や社外での会議の場合、迷惑をかけてしまいますので事前にチェックしておきましょう。 - 事前に触ってみてマイクやカメラのチェックをしておくことをお勧めします。
こちらも通信環境と一緒で事前に確認しておきましょう。 - 背後に注意する
サービスによっては背景画像を加工する機能もあるが、人が動くと実際の背景が見えてしまうので、自宅のカーテンを背に会議するなど対策しておくことがお勧めします。
背後だけでなく服装にも注意しましょう。 - 通信品質を担保するためにスマホも駆使する
環境によってはPCよりスマホの方が通信品質が良いケースも多いのでスマホスタンドでスマホを固定し、作業にはPCを利用するというやり方も覚えておくとよいでしょう。 - 会議から退出する場合はしっかり切れたか確認する
ハラスメントや過剰なマナーにも注意
Web会議では上司側のミスや配慮の欠けた言動が反感を買う場面もある。
「電話でいい内容なのに、上司がweb会議システムを使ってカメラをオンにしてかけてくる」「背後に見えた私物などにいちいち絡んでくる」といったハラスメント問題になりそうな不満を抱えている人もいます。
自分が相手に嫌がられるような行動や言動をしていないか気をつけましょう。
まとめ
web会議はとても便利で今後のビジネスシーンには欠かせないアイテムだと思いますが、ちょっとした不注意でミスやトラブルを招いてしまうこともあるので気をつけてつかいましょう。
またWeb会議のサービスでは「Zoom」「WeChat」「GoogleのMeet」などいろいろありますが、システムの脆弱（ぜいじゃく）性が問題視されたりしていますのでシステムを選ぶ際は良く調べてから決めましょう。